En muchas empresas, un mismo trabajo genera una gran cantidad de documentos. Un presupuesto inicial, varios pedidos de compra, albaranes de venta, facturas, llamadas telefónicas, correos electrónicos, incidencias o visitas comerciales. Cuando toda esa información queda dispersa, resulta complicado conocer el estado real del proyecto y, sobre todo, saber si está siendo rentable.
Por eso es tan importante disponer de una gestión de proyectos que permita centralizar toda la documentación relacionada bajo un mismo identificador, ya sea una obra, una instalación, una reforma, un contrato de mantenimiento o cualquier otro trabajo realizado para un cliente.
Una visión completa de cada proyecto
Agrupar todos los documentos bajo un mismo código facilita enormemente el seguimiento diario. En cualquier momento es posible consultar toda la información asociada sin necesidad de buscar documentos de forma individual.
De esta manera, el responsable del proyecto puede conocer de un vistazo:
- Presupuestos realizados.
- Pedidos de compra y de venta.
- Albaranes emitidos y recibidos.
- Facturas relacionadas.
- Llamadas, visitas y gestiones comerciales.
- Incidencias o anotaciones del proyecto.
Toda la información permanece organizada y accesible, lo que mejora la coordinación entre departamentos y evita pérdidas de tiempo.
Control real de costes y beneficios
Uno de los mayores beneficios de trabajar por proyectos es conocer su rentabilidad.
Al relacionar tanto los documentos de compra como los de venta, resulta sencillo comparar los ingresos obtenidos con los costes generados y calcular el beneficio real de cada trabajo.
Esta información permite detectar proyectos especialmente rentables, identificar desviaciones de costes antes de que sea demasiado tarde y tomar mejores decisiones para futuros presupuestos.
La solución de Zynara
Zynara incorpora una completa gestión de proyectos que permite agrupar toda la documentación comercial y administrativa bajo un mismo código de proyecto.
Cada presupuesto, pedido, albarán, factura o gestión puede asociarse fácilmente al proyecto correspondiente, ofreciendo una visión global de todo el proceso y facilitando el análisis económico del mismo.
Además, para empresas dedicadas a la construcción, instalaciones o mantenimiento, Zynara incluye un sistema de gestión de certificaciones, permitiendo controlar las certificaciones parciales de obra y su posterior facturación de forma totalmente integrada con el resto del programa.
Gracias a esta organización, cada proyecto dispone de un historial completo, un control económico preciso y toda la información necesaria para gestionar el trabajo de forma mucho más eficiente desde el primer presupuesto hasta su cierre definitivo.