El sector del transporte por carretera afronta un cambio importante en la gestión de su documentación: la implantación del DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo).
El objetivo es sustituir la gestión tradicional del documento de control por un sistema electrónico que permita disponer de la información del transporte de forma digital, garantizando su disponibilidad, conservación e integridad.
¿Qué supone en la práctica?
El DeCA recoge la información necesaria para documentar una operación de transporte: quién interviene en ella, origen y destino, mercancía transportada, vehículo, fechas y demás datos exigidos por la normativa.
No se trata simplemente de generar un PDF o imprimir un documento con un código QR.
La documentación debe gestionarse electrónicamente y estar disponible durante el transporte, permitiendo su consulta cuando sea requerida por los organismos de control. Además, deberá conservarse posteriormente durante el periodo establecido legalmente, manteniendo las garantías necesarias de disponibilidad e integridad.
Esto supone un cambio tanto en los programas de gestión como en parte de la operativa diaria de las empresas de transporte.
¿Quién interviene en el DeCA?
Uno de los aspectos que puede generar más dudas inicialmente es identificar correctamente las distintas figuras que participan en cada transporte.
Entre ellas encontramos el cargador contractual y el transportista efectivo.
El cargador contractual es quien contrata el transporte en nombre propio, mientras que el transportista efectivo es quien finalmente realiza materialmente el transporte.
Por ejemplo, una empresa de transportes puede ser contratada para realizar un servicio y efectuarlo con sus propios vehículos. Pero también puede contratar a otro transportista para realizarlo. En ese caso, las figuras que intervienen y la información que debe reflejarse en el documento pueden ser diferentes.
Por eso es fundamental que el software de gestión contemple las distintas situaciones que se producen habitualmente en el sector.
¿Y qué tendrá que hacer el conductor?
La digitalización no tiene por qué significar más trabajo.
La información del transporte debe estar accesible electrónicamente para poder presentarla cuando sea requerida durante una inspección y para gestionar la documentación asociada al servicio.
La clave está en integrar esta nueva operativa dentro de las herramientas que la empresa ya utiliza, evitando introducir dos veces la misma información o añadir nuevos procesos administrativos innecesarios.
Zynara ya está preparado para el DeCA
En Zynara ya hemos realizado la adaptación necesaria para gestionar el DeCA e integrar esta nueva operativa dentro del funcionamiento habitual del programa.
El objetivo ha sido automatizar al máximo el proceso para que nuestros clientes puedan cumplir con la nueva normativa sin tener que preocuparse por su complejidad técnica.
El DeCA supone un cambio importante en la documentación del transporte por carretera.
Zynara ya está preparado para hacerlo sencillo.