A medida que una empresa incorpora nuevos productos, el catálogo crece rápidamente. Lo que comienza con unas decenas de referencias puede terminar convirtiéndose en cientos o incluso miles de artículos.

Sin una clasificación adecuada, localizar información, analizar las ventas o conocer el valor del almacén acaba siendo una tarea complicada.

Por eso existe un concepto fundamental en cualquier programa de gestión: las familias de artículos.

¿Qué es una familia de artículos?

Una familia es un grupo de productos que comparten una misma categoría o característica.

No importa si son distintos modelos, tamaños o marcas. Todos pertenecen a un mismo conjunto que permite organizarlos y analizarlos de forma conjunta.

Algunos ejemplos habituales son:

• Alimentación.
• Bebidas.
• Material eléctrico.
• Fontanería.
• Ferretería.
• Informática.
• Repuestos.
• Herramientas.
• Material de oficina.
• Productos de limpieza.

También es frecuente que cada empresa cree sus propias familias según su actividad.

Por ejemplo, un fabricante de maquinaria podría disponer de familias como:

• Motores.
• Transmisiones.
• Rodamientos.
• Tornillería.
• Componentes eléctricos.
• Consumibles.

Mientras que una empresa informática podría trabajar con:

• Ordenadores.
• Monitores.
• Impresoras.
• Servidores.
• Software.
• Accesorios.

Mucho más que una clasificación

La familia no sirve únicamente para mantener ordenado el catálogo.

Su verdadera utilidad aparece cuando llega el momento de analizar la información.

Gracias a esta clasificación es posible conocer:

• Qué familias generan más ventas.
• Cuál es el valor del stock de cada grupo.
• Qué categorías rotan más rápidamente.
• Dónde existe exceso de existencias.
• Qué líneas de negocio son más rentables.

En lugar de analizar miles de artículos individualmente, la información queda agrupada de forma mucho más clara.

Informes de stock por familias

Uno de los informes más utilizados consiste en conocer el stock agrupado por familias.

De esta forma resulta sencillo responder a preguntas como:

• ¿Cuánto capital hay inmovilizado en repuestos?
• ¿Qué porcentaje del almacén corresponde a material eléctrico?
• ¿Qué familias necesitan una reposición urgente?
• ¿Dónde existe un exceso de mercancía?

Estos informes ayudan a tomar decisiones mucho más rápidas y fundamentadas.

Estadísticas que ayudan a decidir

La clasificación por familias también facilita el análisis comercial.

Es posible comparar la evolución de ventas entre distintas categorías, detectar tendencias o identificar líneas de producto que están creciendo o perdiendo importancia.

Este tipo de información resulta muy útil para:

• Planificar compras.
• Definir campañas comerciales.
• Negociar con proveedores.
• Decidir qué productos potenciar.
• Analizar la rentabilidad del negocio.

Automatizar descuentos y comisiones

La familia también puede utilizarse para simplificar la política comercial.

En muchas empresas todos los productos de una determinada categoría comparten el mismo descuento o generan la misma comisión para el representante.

Gestionarlo artículo por artículo supondría un trabajo enorme y un elevado riesgo de errores.

Al hacerlo por familias, cualquier modificación afecta automáticamente a todos los artículos que pertenecen a ese grupo.

Cómo lo resuelve Zynara

Zynara incorpora una tabla específica de familias de artículos que permite organizar todo el catálogo de forma sencilla y mantener una estructura clara desde el primer momento.

Cada artículo queda asociado a una familia, facilitando la obtención de informes de stock, estadísticas de ventas y análisis agrupados por categorías.

Además, la gestión de familias va mucho más allá de la clasificación.

Desde la propia familia pueden definirse las comisiones de los representantes, evitando configurarlas artículo por artículo.

También es posible establecer descuentos específicos por familia y cliente, permitiendo automatizar gran parte de la política comercial de la empresa y reducir errores en la aplicación de tarifas.

Gracias a esta organización, Zynara convierte las familias de artículos en una potente herramienta de análisis y gestión, facilitando tanto el control del almacén como la toma de decisiones comerciales.