La documentación forma parte del día a día de cualquier empresa: contratos, facturas, albaranes firmados, certificados, presupuestos, fichas técnicas y muchos otros archivos que es necesario conservar y, sobre todo, poder localizar cuando se necesitan.

Zynara integra la gestión documental directamente en el ERP, permitiendo centralizar toda esta información y relacionarla con los datos a los que realmente pertenece. El objetivo es sencillo: reducir la dependencia del papel y conseguir que cualquier documento esté accesible de forma rápida, organizada y desde el lugar adecuado.

Un documento puede estar vinculado a cualquier elemento

Una de las principales ventajas de la gestión documental de Zynara es su flexibilidad. Es posible asociar documentos a prácticamente cualquier elemento de cualquier tabla del programa: clientes, proveedores, artículos, facturas, albaranes, pedidos y muchos otros registros.

Esto permite, por ejemplo:

• Vincular un contrato a la ficha de un cliente.
• Adjuntar un albarán firmado al correspondiente albarán de venta.
• Asociar una factura recibida del proveedor a su factura de compra.
• Incorporar documentación, certificados o fichas técnicas a un artículo.
• Guardar cualquier otra documentación directamente en el registro con el que está relacionada.

De esta forma, no es necesario recordar en qué carpeta se guardó un determinado archivo ni perder tiempo buscándolo entre diferentes ubicaciones. Al consultar la información en Zynara, su documentación relacionada está también disponible.

Diferentes formas de incorporar documentos

Cada empresa trabaja de una manera diferente, por lo que Zynara ofrece distintas posibilidades para incorporar documentación al sistema.

Los archivos pueden capturarse desde una carpeta compartida de la red, desde el disco local, directamente desde un escáner o incluso pegándolos desde el portapapeles.

Así, tanto la documentación que ya nace en formato digital como aquella que todavía llega en papel puede incorporarse fácilmente al circuito documental de la empresa.

Encontrar un documento cuando realmente se necesita

Centralizar la documentación aporta una ventaja fundamental: la rapidez de acceso a la información.

En lugar de mantener archivos separados de los datos de gestión, Zynara establece una relación directa entre ambos. Si necesitamos consultar una factura, un contrato o un albarán firmado, podemos acceder al documento desde el propio elemento con el que está relacionado.

Esto simplifica las consultas, evita búsquedas innecesarias y permite que la documentación forme parte natural de los procesos de trabajo del ERP.

Control sobre posibles modificaciones

La gestión documental no consiste únicamente en almacenar archivos. También es importante disponer de mecanismos que ayuden a garantizar su integridad.

Por ello, Zynara lleva un control que permite detectar si un documento ha sido alterado posteriormente, aportando una capa adicional de seguridad y trazabilidad sobre la documentación almacenada.

Gestión documental e Inteligencia Artificial

La gestión documental adquiere todavía más posibilidades cuando se combina con la Inteligencia Artificial de Zynara.

Ambas tecnologías están integradas, de manera que Zynara puede utilizar la documentación incorporada al sistema para automatizar determinados procesos, como la entrada de compras, además de otros procedimientos administrativos.

De este modo, un documento deja de ser simplemente un archivo almacenado: puede convertirse en una fuente de información que Zynara utiliza para reducir tareas manuales, agilizar procesos y minimizar errores.

Hacia una oficina sin papel

Digitalizar documentos es solo una parte del proceso. El verdadero cambio se produce cuando toda esa documentación queda centralizada, organizada, relacionada con la información del ERP y disponible en pocos segundos.

Con la gestión documental de Zynara, contratos, facturas, albaranes, certificados y otros archivos dejan de estar dispersos entre archivadores, carpetas de red, ordenadores y correos electrónicos para integrarse en un único entorno de trabajo.

En definitiva, Zynara permite avanzar hacia una gestión sin papel, donde la documentación está vinculada a los procesos de la empresa, puede localizarse rápidamente y, gracias a la Inteligencia Artificial, también puede participar en su automatización.

Menos papel, menos búsquedas y menos tareas manuales. Toda la documentación de la empresa, integrada en Zynara y siempre a mano.