En cualquier empresa donde trabajan varias personas sobre el mismo programa de gestión, es habitual que cada día se creen clientes, se modifiquen artículos, se emitan albaranes, se cambien precios o incluso se eliminen documentos. Todo ello forma parte del trabajo diario.
El problema aparece cuando, tiempo después, surge una duda:
- ¿Quién cambió este precio?
- ¿Cuándo se modificó esta condición de pago?
- ¿Por qué ha desaparecido este pedido?
- ¿Desde qué ordenador se hizo este cambio?
Sin un sistema de seguimiento, responder a estas preguntas suele ser imposible. Y cuando no existe esa información, es fácil que aparezcan malentendidos, pérdidas de tiempo o incluso errores difíciles de localizar.
Un historial completo de la actividad
Disponer de un registro de todas las acciones realizadas dentro del programa aporta tranquilidad y facilita enormemente la gestión. No se trata de vigilar a los usuarios, sino de disponer de una herramienta que permita reconstruir cualquier incidencia en cuestión de segundos.
En Zynara, esta necesidad se resuelve mediante el módulo de serie Auditoría.
En su modo básico registra automáticamente cuándo, quién y desde qué equipo se ha creado, modificado o eliminado cualquier elemento del programa: clientes, proveedores, artículos, pedidos, albaranes, facturas y cualquier otro registro.
Conocer incluso qué cambió exactamente
Para aquellas empresas que necesitan un nivel de control todavía mayor, Zynara incorpora un modo avanzado de auditoría.
En este modo no solo queda registrado quién realizó la modificación, sino también qué información había antes y cuál quedó después del cambio.
Por ejemplo, si un usuario modifica la condición de pago de un cliente, cambia el precio de un artículo o altera cualquier dato importante, es posible consultar exactamente cuál era el valor anterior y cuál es el nuevo, además de saber quién realizó la modificación, cuándo la hizo y desde qué ordenador.
Esta información resulta especialmente útil para resolver incidencias, revisar errores, comprobar cambios importantes o simplemente entender el histórico de una ficha.
Una herramienta imprescindible cuando trabajan varios usuarios
Cuantas más personas utilizan un mismo programa, mayor importancia adquiere disponer de una auditoría completa. Lejos de ser un mecanismo de control sobre los empleados, se convierte en una garantía para toda la empresa, ya que permite localizar rápidamente cualquier incidencia, evitar discusiones sobre el origen de un cambio y mantener un historial fiable de toda la actividad.
En definitiva, un buen sistema de auditoría aporta transparencia, seguridad y confianza. Y por eso, en entornos con varios usuarios, disponer de un registro detallado de todo lo que ocurre dentro del programa deja de ser una opción para convertirse en una herramienta realmente imprescindible.