En muchas empresas, el stock solo recibe atención cuando surge un problema: un producto que no aparece, una venta que no puede servirse o un pedido urgente porque se ha agotado un artículo imprescindible.

Sin embargo, una buena gestión del stock no consiste únicamente en conocer cuántas unidades hay disponibles. Consiste en disponer de información fiable para comprar mejor, vender con seguridad y reducir costes.

Controlar el stock evita errores y ahorra dinero

Un almacén mal gestionado suele provocar situaciones como:

• Compras duplicadas de material que ya existía.
• Roturas de stock que paralizan ventas o producción.
• Exceso de mercancía inmovilizada durante meses.
• Dificultad para localizar productos.
• Inventarios interminables llenos de diferencias.

Cuando el inventario está correctamente controlado, cada movimiento queda registrado y siempre es posible conocer la disponibilidad real de cada artículo.

Un solo almacén no siempre es suficiente

Muchas empresas trabajan con más de una ubicación.

Es habitual disponer de un almacén principal, otro para producción, uno destinado a una delegación o incluso varios puntos de distribución.

Por eso resulta imprescindible que el programa permita gestionar múltiples almacenes de forma independiente, consultando el stock de cada uno o el total de la empresa.

En determinados sectores esta necesidad va incluso más allá. Empresas de instalaciones, mantenimiento o asistencia técnica trabajan con decenas de vehículos que transportan material diariamente. Cada furgoneta es, en realidad, un pequeño almacén itinerante cuyo contenido también debe estar perfectamente controlado.

El precio medio de compra: un dato fundamental

Conocer el precio al que se compró un artículo hace varios meses suele ser insuficiente.

Lo realmente útil es disponer del precio medio de compra actualizado, teniendo en cuenta todas las entradas de mercancía.

Este dato permite:

• Calcular correctamente los márgenes.
• Analizar la rentabilidad de cada producto.
• Valorar el inventario de forma realista.
• Detectar incrementos de costes por parte de los proveedores.

Inventarios rápidos y fiables

Realizar inventarios periódicos continúa siendo imprescindible.

Un buen sistema debe facilitar la comparación entre el stock teórico y el stock real, permitiendo corregir diferencias de forma sencilla y dejando constancia de todos los ajustes realizados.

Además, poder consultar el stock existente en una fecha pasada resulta especialmente útil para auditorías, cierres contables o investigaciones sobre incidencias.

Alarmas antes de que aparezca el problema

Esperar a quedarse sin existencias nunca es una buena estrategia.

Por eso es recomendable definir un stock mínimo y un stock máximo para cada artículo.

Cuando un producto alcanza el mínimo establecido, el sistema puede generar automáticamente una necesidad de compra, evitando olvidos y reduciendo el riesgo de roturas de stock.

Gestionar necesidades de compra

No todas las compras responden al mismo motivo.

Una necesidad puede surgir porque:

• Se ha alcanzado el stock mínimo.
• Un cliente ha realizado un pedido.
• Es necesario fabricar un producto.
• Se ha planificado un trabajo futuro.

Centralizar todas estas necesidades permite agrupar pedidos por proveedor, establecer prioridades y realizar compras mucho más eficientes: ¿Cómo sabes realmente qué tienes que comprar?

Planificar teniendo en cuenta los plazos de suministro

Cada proveedor trabaja con tiempos de entrega diferentes.

Mientras algunos suministran mercancía en uno o dos días, otros requieren varias semanas o incluso meses, especialmente cuando los productos proceden de mercados como China.

Disponer de esta información permite anticipar las compras con suficiente margen y evitar que un largo plazo de suministro termine paralizando la actividad de la empresa: El stock mínimo ya no basta: el plazo de reposición también forma parte del inventario

Cómo resuelve Zynara la gestión del stock

Zynara incorpora un completo sistema de gestión de almacenes pensado para adaptarse tanto a pequeñas empresas como a organizaciones con necesidades logísticas más complejas.

Entre sus principales funcionalidades destacan:

• Gestión de hasta cinco almacenes independientes dentro del sistema estándar.
• Solución específica para un número ilimitado de almacenes, ideal para empresas que gestionan vehículos, furgonetas o almacenes itinerantes.
• Control de stock actual y consulta del stock existente en cualquier fecha pasada.
• Definición de stocks mínimos y máximos con generación de necesidades de compra.
• Gestión centralizada de necesidades de aprovisionamiento.
• Cálculo automático del precio medio de compra.
• Herramientas para realizar inventarios de forma rápida y segura.
• Planificación de compras teniendo en cuenta los plazos de suministro, incluso cuando los proveedores trabajan con entregas de larga duración.

En definitiva, controlar el stock ya no consiste únicamente en saber cuántas unidades quedan en el almacén. Significa disponer de la información necesaria para comprar en el momento adecuado, reducir costes, evitar roturas de stock y ofrecer un mejor servicio al cliente.

Con Zynara, el stock deja de ser un problema para convertirse en una herramienta de gestión que ayuda a tomar mejores decisiones cada día.