En cualquier empresa llegan llamadas que requieren algo más que una simple conversación. Un cliente comunica una avería, un proveedor informa de un retraso, un comercial recibe una solicitud de presupuesto o un técnico atiende una incidencia que deberá resolverse más tarde. Si esa información no queda registrada correctamente, es fácil que se olvide, se duplique el trabajo o nadie sepa posteriormente qué ocurrió.

Por este motivo, Zynara incorpora de serie un completo módulo de Gestión de Llamadas, diseñado para registrar cada aviso y realizar un seguimiento completo hasta su resolución.

Registre cualquier llamada en segundos

Cada llamada entrante puede registrarse mediante un sencillo formulario, asociándola a:

• Un cliente.
• Un proveedor.
• Un contacto.
• Cualquier otra persona o entidad.

Además del interlocutor, es posible almacenar toda la información relevante de la conversación:

• Motivo de la llamada.
• Prioridad o urgencia.
• Tiempo empleado en atenderla.
• Contratos relacionados.
• Posibilidad de descontar automáticamente el tiempo de una bolsa de horas.
• Envío de la incidencia por correo electrónico al responsable que deba atenderla.

De esta forma, cualquier miembro de la empresa puede conocer exactamente qué ha ocurrido sin depender de notas en papel o de la memoria de quien atendió el teléfono.

Control total del estado de cada incidencia

Las llamadas permanecen clasificadas como abiertas o cerradas, permitiendo conocer en todo momento:

• Qué incidencias siguen pendientes.
• Quién debe atenderlas.
• Cuándo fueron registradas.
• Cuánto tiempo se ha invertido en resolverlas.
• Cuál fue finalmente la solución aplicada.

Este seguimiento evita olvidos y facilita ofrecer un mejor servicio al cliente.

Especialmente útil para contratos de mantenimiento

Muchas empresas trabajan con contratos de asistencia técnica o mantenimiento que incluyen un número determinado de horas.

Zynara permite vincular cada llamada al contrato correspondiente y, si se desea, descontar automáticamente el tiempo empleado de la bolsa de horas contratada, llevando un control preciso del consumo realizado por cada cliente.

Ejemplos de uso

Este módulo resulta útil en multitud de sectores:

• Empresas de informática: registrar incidencias técnicas y controlar las horas consumidas del mantenimiento.
• Empresas de climatización o electricidad: anotar averías recibidas por teléfono y asignarlas posteriormente a un técnico.
• Despachos profesionales: registrar consultas de clientes pendientes de responder.
• Empresas de maquinaria: controlar avisos de reparación y seguimiento de garantías.
• Distribuidores y mayoristas: registrar reclamaciones o incidencias relacionadas con pedidos.
• Empresas de servicios: dejar constancia de cualquier petición para asegurar su correcta atención.

Toda la información centralizada

Cada llamada queda registrada dentro de Zynara formando parte del historial de la empresa, evitando pérdidas de información y permitiendo consultar en cualquier momento qué ocurrió, quién la atendió y cuál fue la solución.

Cuando un cliente vuelve a llamar días o semanas después, cualquier usuario puede acceder al historial y continuar la atención exactamente donde quedó.

La Gestión de Llamadas de Zynara no es simplemente un registro telefónico: es una herramienta de seguimiento que mejora la organización interna, agiliza la atención al cliente y garantiza que ningún aviso importante quede sin resolver. Además, se trata de un módulo incluido de serie, disponible para todas las instalaciones de Zynara.