La llegada de Verifactu y la generalización de los distintos sistemas de facturación electrónica han cambiado la forma en la que las empresas deben gestionar los datos de sus clientes.

Hasta hace poco, un NIF mal escrito podía provocar pequeños inconvenientes administrativos o dificultar una búsqueda posterior. Hoy, la situación es muy distinta: un NIF incorrecto puede impedir el envío de una factura.

Verifactu realiza comprobaciones sobre la información fiscal incluida en las facturas y, si el NIF no es válido, el envío puede ser rechazado. Esto convierte la calidad de los datos en un aspecto crítico para cualquier empresa.

No basta con que el NIF «parezca» correcto

Muchos errores se producen simplemente al introducir los datos del cliente:

• Un número intercambiado.
• Una letra incorrecta.
• Un formato incompleto.
• Un espacio o carácter no válido.

Por ello, los programas de facturación modernos deben incorporar mecanismos que detecten estos errores antes de que la factura sea emitida.

Sin embargo, esto ya no es suficiente.

Un NIF puede tener un formato perfectamente válido y, aun así, no encontrarse dado de alta o no corresponder con la persona o empresa indicada.

Zynara verifica el NIF antes de que aparezcan los problemas

En Zynara se han incorporado distintas capas de validación para garantizar que los datos fiscales del cliente sean correctos.

En primer lugar, el programa verifica que el NIF introducido cumpla con el formato oficial, evitando errores de escritura y validando su estructura.

Además, Zynara permite conectarse directamente con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para comprobar que ese NIF se encuentra registrado y en vigor.

Esta consulta permite confirmar que:

• El NIF existe.
• Está dado de alta.
• La razón social o el nombre asociado coinciden con los datos introducidos por el usuario.

De esta forma se evitan discrepancias entre la información almacenada en la empresa y la información que posee la Administración Tributaria.

Comprobación del registro VIES

Cuando se trabaja con clientes de otros países de la Unión Europea, Zynara también permite comprobar si el cliente está inscrito en el VIES (VAT Information Exchange System).

El VIES es el sistema europeo de intercambio de información sobre números de IVA intracomunitarios. Su finalidad es permitir que las empresas verifiquen si un operador de otro Estado miembro está registrado para realizar operaciones intracomunitarias.

Esta comprobación resulta especialmente importante porque determinadas operaciones entre empresas de la Unión Europea solo pueden aplicarse correctamente si el número de IVA intracomunitario del cliente es válido y está activo. Una verificación previa evita errores fiscales, incidencias en las declaraciones de IVA y posibles problemas durante una inspección.

Un pequeño dato que evita grandes problemas

La implantación de Verifactu demuestra que la calidad de los datos fiscales ya no es un aspecto secundario. Un simple error en el NIF puede traducirse en facturas rechazadas, retrasos administrativos, incidencias con Hacienda y tiempo perdido corrigiendo información.

Por eso, disponer de un programa que valide automáticamente los datos antes de emitir una factura aporta una ventaja importante.

Con Zynara no solo se comprueba que el NIF tenga el formato correcto, sino que también puede verificarse frente a la AEAT, confirmar que la razón social coincide con los datos oficiales y comprobar la inscripción en el VIES cuando se trata de clientes intracomunitarios.

En un entorno donde la factura electrónica exige cada vez mayor precisión, verificar los datos fiscales antes de facturar deja de ser una recomendación para convertirse en una necesidad.